Umum
Penilaian kinerja (performance appraisal) merupakan bagian dari sistem formal dalam sebuah organisasi (selain sistem formal, di dalam organisasi juga berlaku sistem informal), dilakukan secara periodik, dan digunakan sebagai aktifitas evaluatif (penilaian) PROSES (PROCESS) dan HASIL KERJA (OUTPUT) seorang pekerja atau kelompok kerja (team).

Formalitas dari PA setidak-tidaknya harus nampak dalam tiga hal:

1. Adanya proses dokumentasi pada segala aktifitas PA
2. Adanya proses PA standar
3. Adanya keterkaitan antara faktor yang akan dinilai pada PA dengan pekerjaan yg dilakukan pekerja.

Sebagai sebuah instrumen formal, maka penilaian kinerja (selanjutnya disingkat dengan PA) harus bersifat:

• Handal (reliable), artinya: pelaksanaan PA bisa dilakukan secara konsisten terhadap setiap orang dari waktu ke waktu
• Mudah dipahami dan digunakan oleh setiap orang di dalam organisasi
• Bisa menggambarkan perilaku-perilaku kritis yang memiliki kontribusi penting bagi organisasi

Contoh:
Pengukuran kinerja pada operator telepon:

1. Menggunakan prosedur perusahaan saat menelpon (outgoing calls)
2. Menggunakan tata bahasa dan perilaku yang benar saat bertelepon
3. Melakukan transfer panggilan (in-coming calls) secara akurat (cepat dan tepat)

Tujuan dari PA
1. Evaluasi (terhadap sesuatu yang sudah dikerjakan oleh pekerja), biasanya berkaitan dengan masalah:

• Kompensasi
• Penambahan/ pengurangan karyawan
• Sistem seleksi pekerja

2. Pengembangan pekerja, berkaitan dengan:

• Pemberian umpan balik terhadap kinerja yang telah dihasilkan
• Pemberian arah perbaikan kinerja di masa yang akan datang
• Proses identifikasi adanya kebutuhan terhadap pelatihan dan pengembangan

Catatan:
Dalam persepsi “umum” di perusahaan, hasil dari sebuah PA akan menunjukkan “baik/tidaknya” kualitas kerja dan hasil kerja seorang pekerja. Padahal, tidak setiap pekerja dapat menerima dengan lapang dada hasil PA yang menunjukkan nilai “kurang” atau “negatif” dan kemudian secara sadar melakukan tindakan-tindakan korektif. Pekerja-pekerja yang “kecewa/ marah/ dan tidak puas” ini biasanya akan memberi tanggapan yang justru makin memperburuk kinerja mereka.

Proses PA
Langkah-langkah utamanya adalah sebagai berikut:

1. Menentukan KRITERIA dan UKURAN kinerja yang dibutuhkan (Performance Requirement)
2. Memilih teknik/ metode PA yang sesuai
3. Melatih para atasan, seperti penyelia (supervisor) dan manager terutama dalam hal “teknik berkomunikasi” dengan para pekerja yang hendak dinilai.

PENTING!
Berkomunikasi secara efektif itu tidak mudah. Jadikan PA sebagai ajang komunikasi dua arah (interactive) dan BUKAN MIMBAR PENGADILAN! Dengan teknik komunikasi yang baik, proses PA akan menjadi proses SELF AUDITING para pekerja yang dinilai.

Perhatikan dan bandingkan dua contoh “komunikasi verbal” berikut:

1. Tolong anda jelaskan, mengapa pekerjaan anda 6 bulan terakhir ini tidak memuaskan!
2. Saya lihat terjadi penurunan sekitar 10% dari hasil kerja anda semester yang lalu, kira-kira apa yang menjadi penyebab terjadinya hal tersebut?

Bagaimana menurut anda? Pertanyaan yang “terlalu langsung” dengan memberi predikat “BAIK/ JELEK/ TIDAK MEMUASKAN/ BIASA-BIASA SAJA” seperti contoh (a) seringkali menyakiti perasaan pekerja (apalagi jika performance rendah ini relatif jarang sekali dilakukkannya/ mungkin baru pertama kali terjadi). Sementara itu, teknik (b) mungkin dianggap “terlalu” bertele-tele oleh para atasan. Namun perlu diingat, dalam PA, sebenarnya para pekerja yang dinilai lebih dalam keadaan tertekan, sehingga wajar sekali jika sesekali para penilai “harus” memiliki kesabaran lebih berkomunikasi (kemampuan ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu komponen performance)

4. Mendiskusikan teknik PA yang telah dipilih dan dilatihkan kepada para karyawan pada level yang bersesuaian.
5. Melakukan penilaian sesuai dengan standar penilaian (Performance standards) dan pekerjaan (jobs standards) yang telah ditetapkan
6. Mendiskusikan hasil PA kepada para pekerja yang telah dinilai
7. Menentukan tindakan lanjutan terhadap hasil kinerja

Masalah pada PA
Beberapa permasalah yang umum dijumpai pada proses PA adalah sebagai berikut:
1. Penilaian yang bias (dilakukan oleh para penilai/ rater/ supervisor)
Faktor-faktor SARA, jenis kelamin, umur sering sekali mempengaruhi obyektifitas PA

2. Halo Effect
Adakalanya seorang penilai memberikan penilaian yang berlebihan (positif maupun negatif) terhadap sebuah faktor yang hendak dinilai, dan menggunakan faktor tersebut sebagai dasar penilaian.
Contohnya:
Seorang supervisor menganggap bahwa kemampuan untuk mengoperasikan komputer (kecepatan dalam mengetik) adalah faktor terpenting bagi seorang karyawan di bagian administrasi. Berdasarkan “persepsi” ini, karyawan administrasi dengan kemampuan operasional komputer sedang (apalagi kurang) akan selalu mendapatkan penilaian yang rendah di mata sang supervisor. Padahal, secara prosedural & job relatedness, sebetulnya banyak sekali faktor-faktor yang mempengaruhi performance seorang karyawan administrasi.

3. Central tendency
Kecenderungan dari penilai untuk selalu memberikan penilaian mendekati nilai “rata-rata”

4. Leniency
Kecenderungan dari penilai untuk “terlalu baik” pada pekerja yang dinilai (memberi nilai terlalu tinggi).

5. Recency
Subyektifitas penilai terhadap orang yang akan dinilai tidak jarang sangat berpengaruh dalam proses PA, hal ini biasanya akan diperparah dengan kesan “positif” maupun “negatif” yang baru saja diberikan oleh pekerja terhadap para penilai pada periode waktu menjelang PA.

Contoh:
Seorang pekerja, beberapa hari sebelum PA, secara kebetulan melakukan sebuah kesalahan besar dalam pekerjaannya (padahal selama masa kerja 6 bulan ybs tidak pernah melakukan kesalahan sama sekali). Kejadian yang baru saja terjadi ini (recently), bisa jadi akan sangat mempengaruhi obyektifitas penilaian sang rater.