Ir. Urip Sedyowidodo, MM

TIPS: MENGEMBANGKAN MEDIA KOMUNIKASI

“Ciptakanlah komunikasi cair segala arah, dan dapatkan samudra hati silaturahmi penuh damai”

Dalam berkomukasi dikenal adanya 2 cara, Formal dan Informal, juga 2 arah dari Manajemen ke Karyawan atau sebaliknya. Jika 2 cara dan 2 arah komunikasi tersebut diperpotongkan sehingga terbentuk matriks, maka akan terdapat 4 kuadran cara dan arah komunikasi.

Sifat komunikasi Formal adalah regular, terencana dan proaktif. Sedangkan dalam komunikasi Informal lebih bersifat tak terduga, tanpa rencana, spontan dan reaktif.

Sifat komunikasi Informal yang tak terkendali semacam ini, umumnya menjadi akar penyebab ketidakseimbangan hubungan internal di dalam organisasi yang pada gilirannya dapat berimbas negatif pada sisi eksternal organisasi dan tentu saja berdampak pada nilai-nilai lain dalam organisasi yang kelak akan dirasakan buruk bagi seluruh stakeholders.

Salah satu unsur penting dalam berkomunikasi adalah Karyawan, maka perhatikanlah:
a.    Dengarkan Karyawan, apapun yang mereka sampaikan jadilah pendengar yang baik.
b.    Beri informasi sebenarnya, Karyawan ingin pula mendengarkan kabar yang benar.
c.    Libatkan Karyawan, jangan lupa mengikutsertakan Karyawan dalam persoalan mereka.
d.    Cara komunikasi yang benar, pilih media yang sesuai kebutuhan bersama.
e.    Dialog, berkomunikasi 2 arah menciptakan kejernihan suasana.
f.    Fokus, berkomunikasilah pada pusat persoalan, sehingga efektif memanfaatkan media.

Sebenarnya ada banyak contoh kejadian kegagalan komunikasi internal yang menyebabkan tidak sehatnya pertumbuhan hubungan antar dan intern sebuah organisasi. Bahkan lebih banyak kejadian kegagalan di dunia nyata sekitar kita dibandingkan contoh-contoh keberhasilan sistem komunikasi yang dibangun dalam sebuah organisasi. Di tempat dimana hubungan internal tercipta sehat, maka sistem komunikasi internal yang berhasil selalu dibangun dengan sengaja. Namun tidak berhenti disitu saja, sebab aplikasi sebuah sistem komunikasi dalam dunia nyata menjadi kunci utama keberhasilan membangun sehatnya hubungan internal antar anggota dan bagian dalam organisasi tersebut.

Jadi, ciptakanlah sistem komunikasi internal dalam organisasi Anda, misalnya dengan beberapa cara dan arah sebagai berikut:
1.    Survey Pendapat Karyawan, media tertulis dan verbal 2 arah yang memiliki daya jangkauan paling luas dan obyektif, apalagi dilakukan anonim. Pengalaman penulis setelah melakukannya beberapa kali di beberapa jenis perusahaan, menghasilkan banyak temuan tak terduga yang dapat membantu menyusun banyak program HR yang kontributif terhadap pencapaian tujuan bisnis perusahaan tersebut.
2.    Forum Terbuka, media verbal 2 arah yang membuka sumbat-sumbat komunikasi birokratis mencair dan menjernihkan issue-issue destruktif dalam organisasi. Pengalaman penulis ketika bertugas memimpin sebuah Corporate HR Department, memberi banyak peluang belajar dan mempertajam sensitifitas baik terhadap perkembangan organisasi maupun perhatian persoalan-persoalan kolektif para karyawan.
3.    Media Kolektif Tertulis, bentuknya beragam, misalnya Mading (Majalah Dinding), dan Buletin yang berisi berita-berita sukses pencapaian target penjualan – informasi produk baru – curah pendapat/pengetahuan karyawan – sampai dengan interaksi tanya jawab dengan Manajer HR atas issue kepersonaliaan internal. Di sini, lagi-lagi terbuka peluang bagi atasan terutama Manajer HR upaya saling mempertajam kemampuan komunikatif. Penulis beruntung berkesempatan mempraktekkannya di tempat yang telah mengenal LAN, maka e-discussion, adalah media interaktif yang real-time dan menantang.
4.    Media Individual Tertulis, biasanya berbentuk Individual Suggestion System, sumbang saran individu Karyawan atas satu persoalan yang terjadi berulang di lingkungan tempat kerjanya. Ada banyak alternatif media yang bisa dikaitkan dengan sistem penilaian prestasi maupun penghargaan unik atas saran yang aplikatif.
5.    Kebersamaan, telah banyak dilakukan di banyak organisasi, misalnya Outing/Gathering, mencakup kegiatan informil terencana yang merangkul segenap lapisan Karyawan bahkan ada yang mengikutsertakan keluarga. Kedekatan suasana kekeluargaan yang tercipta biasanya berdampak konstruktif langsung pada pengambilan keputusan bisnis sehari-hari.
6.    Prosedur keluh kesah, satu media sangat penting yang banyak kita lupakan. Melalui prosedur ini seorang Karyawan memiliki jaminan dan juga keberanian mengemukakan pendapat obyektiv dan terbuka ke atasan tanpa rasa segan. Disebut prosedur karena ada tatacaranya yang dijamin oleh ketentuan ketenagakerjaan kita. Melakukan ini sangatlah mudah dan akan ringan manakala 5 media pertama sebelumnya telah terlaksana.

Itu semua diluar apa yang telah biasa dan baik Anda lakukan, yang juga merupakan bentuk media komunikasi, misalnya: SK Direksi, Pengumuman, Rapat regular, Memo instruksi/pemberitahuan, SOP (Standard Operating Procedure), Program orientasi Karyawan Baru, Evaluasi rencana tahunan, Presentasi proposal proyek baru, Regular visit atasan ke anggota timnya sehari-hari, Coaching, sampai dengan PE (Performance Evaluation) yang digunakan sebagai satu bentuk umpan balik atasan-bawahan.

Ketika semua media komunikasi tersebut dapat sukses terlaksana berkala atas dasar rencana, maka tak urung organisasi dapat mencapai tujuan bersama-sama anggotanya, karena dukungan sepenuh hati dari tumbuh sehatnya loyalitas para anggota tim dalam organisasi itu sendiri.

Tak terkecuali SURAT KALENG, tak bisa dipungkiri, ini adalah satu bentuk media komunikasi, ketika suasana hubungan internal mandeg oleh tatanan beku birokratik, haru biru oleh banjir gossip dan carut marut berebut panjang jilatan lidah kepada ‘sang penguasa’ di pucuk pimpinan organisasi.

Mana yang akan Anda pilih, hati Anda lebih tahu menjawabnya. Siapa yang berperan memimpin, Anda terutama para Manajer HR. Milikilah hati, dan limpahkan jawaban Anda melalui kreasi penciptaan media komunikasi di sekitar Anda.

Jakarta, 20 April 2003, artikel orisinil diterbitkan di Majalah SWA.